Departamento de Servicios Administrativos y Financieros

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Trámites en el Dto Servicios Administrativos y Financieros

Avisos

Con el propósito de prevenir situaciones de riesgo por la pandemia del COVID-19, Coronavirus, en acatamiento a Circular VM-A-DRH-03-015-2020 "Acciones de atención producto del Decreto Ejecutivo 42227-MP-S” y directrices dadas por las instituciones de gobierno, garantes de la salud a nivel nacional, en la que se sugiere aplicar protocolos de higiene, evitando conglomeraciones de personas en centros públicos, se dispuso la atención de los trámites que brinda el Dpto. de Servicios Administrativos y Financieros de la Dirección Regional de Educación de Alajuela, de la siguiente manera utilizando para tal fin la estrategia de teletrabajo:

2. Acorde a circular de la Dirección de Recursos Humanos: VM-A-03-015-2020, "Acciones de atención producto del Decreto Ejecutivo 42227-MP-S”, los trámites que se podrán gestionar previa cita son:

  1. Aperturas de expedientes
  2. Estudio de anualidades
  3. Consultas sobre situaciones de carácter salarial
  4. Asignación y cambios de grupo profesional
  5. Dedicaciones exclusivas.
  6. Apertura y ajustes de carrera profesional.
  7. Aval de títulos para acreditar Carrera Profesional.

Los trámites anteriores, se atenderán dirigiendo su solicitud para cita previa, a la dirección electrónica: Serviciosadmfinan.Alajuela@mep.go.cr. Con el propósito de agilizar la atención y entrega de dicha documentación, los funcionarios deben descargar el formulario respectivo en la página del Ministerio de Educación Pública y proceder a su debido llenado. Esta medida se toma para evitar aglomeraciones de público y minimizar los efectos de la pandemia COVID-19.

2- Las certificaciones para diversos trámites como los que se reseñan a continuación:

  • P-22
  • Constancias Salariales
  • Retiro Fondo de Capitalización Laboral
  • Desgloses Salariales
  • Grupos Profesionales
  • Certificación para Visa
  • Certificación de Años de Servicio
  • Constancia de Escudo Fiscal
  • Certificaciones de problemas de pago, que se encuentra con permiso sin goce de salario, que se encuentra pensionado, que no registra nombramiento, de salario, que cuenta con expediente, que cuenta con dedicación exclusiva, entre otros
  • Certificación de exoneraciones
  • Certificación de Debidos Procesos
  • Constancia de componentes salariales y pluses
  • Constancias de tiempo servido
  • Constancias de estudios cursados en Educación Primaria

Para ser atendida su gestión, debe enviar una misiva o carta señalando específicamente el trámite que solicita. Por ejemplo, si son desgloses salariales se debe indicar la quincena, mes y año a que se refiere el trámite. La solicitud la debe enviar a la dirección electrónica: elena.valverde.roger@mep.go.cr; acompañada de una fotocopia escaneada de la cédula de identidad vigente por ambos lados.
En los casos de solicitudes de certificaciones de estudios aprobados en Educación Primaria y tiempo servido deben llenar el formulario respectivo que se encuentra en la página WEB de la Dirección Regional de Educación de Alajuela en el link:

www.drea.co.cr/formularios

Se descarga el documento, procede al debido llenado y se envía, vía correo electrónico a la dirección electrónica indicada. Además del formulario, debe adjuntar una fotocopia escaneada de la cédula de identidad vigente por ambos lados. En caso de ser un estudiante extranjero para realizar el trámite debe enviar escaneado la cédula de residencia por ambos lados o fotocopia del apartado de identificación del pasaporte vigente.

3- Para los efectos de trámites relacionados con la Gestión de Recursos Humanos, los mismos se atenderán vía digital, enviándolos a la dirección electrónica: dsaf.digital.alajuela@mep.go.cr. Los trámites anteriores son los relacionados, estrictamente, con:

  • Incapacidades médicas extendidas por la Caja Costarricense de Seguro Social y el Instituto Nacional de Seguros.
  • Prórrogas de nombramientos interinos por sustitución de incapacidad o licencia.
  • Licencias con goce de salario y sin goce de salario, las cuales deben de venir con el respectivo formulario de trámite.
  • Rebajas salariales.
  • Órdenes de internamiento.

Con la finalidad de realizar un proceso debidamente ordenado de los trámites anteriores, es importante que, sin excepción alguna, cada institución educativa se rija por las siguientes consideraciones o normas:

  1. Cada Centro Educativo deberá tramitar la documentación desde la cuenta de correo electrónico institucional, ejemplo (lic.laguacima@mep.go.cr).
  2. El Director (a) del Centro Educativo, asumirá y fungirá como administrador de la cuenta de correo electrónico habilitada para el proceso dispuesto o, en su defecto, deberá delegar dicho rol y función a quien considere para el mismo.
  3. En relación con el proceso de emisión de los trámites digitales, únicamente se recibirán los enviados a través del correo electrónico institucional. Si se enviara desde otra cuenta de correo electrónico, el trámite solicitado no será procesado.
  4. Cada centro educativo, deberá escanear las boletas de incapacidad, los formularios de recepción de incapacidad y las boletas de requerimiento, en formato PDF; el cual será nombrado de la siguiente manera: (Nombre de la Institución)_Apellidos con nombre del funcionario) Ejemplo: liceoLaGuacima_QuesadaVargasJulio_REQ-01-2020. Igual procedimiento se deberá seguir con el trámite de Licencias con goce o sin goce de salario, órdenes de internamiento y los rebajos salariales.
  5. Posteriormente, deberán remitir mediante correo institucional, los archivos digitales al Departamento de Servicios Administrativos y Financieros, en el caso de las instituciones pertenecientes a los circuitos educativos del 1 al 10 al correo electrónico dsaf.digital.alajuela@mep.go.cr.
  6. En cuanto a los circuitos 02, 04, 05, los cuales no han recibido la Capacitación del Proceso DSAF-Digital, se les comunicará y enviará todo el material correspondiente, vía correo electrónico, que servirá de base para que se tramiten los documentos supra citados al correo digital dsaf.digital.alajuela@mep.go.cr. En caso de que surja alguna duda del material enviado, deben comunicarlo a la dirección electrónica: kevin.hernandez.amaro@mep.go.cr. Lo anterior, debido a la atención de las medidas sanitarias para combatir el COVID-19.
  7. Los documentos deberán ser enviados dentro de la brevedad del caso, preferiblemente dentro del día hábil, si en su defecto algún funcionario de la institución presentara la incapacidad posterior a esa hora al Director (a) de la Institución, la deberá de enviar al día posterior.
  8. Los documentos originales deberán ser resguardados en el archivo institucional, por tipo de trámite, en orden alfabético y por año respectivo de vigencia, de conformidad con lo dispuesto en el punto N° 1 del Oficio Circular DRH-7988-2015-DIR, y la custodia de dichos documentos físicos quedan a cargo del Director de la Institución.

Por último, en caso de dudas con respecto a lo estipulado en este documento, las mismas serán atendidas al correo electrónico: Serviciosadmfinan.Alajuela@mep.go.cr.